仕事やプライベートが常に忙しくて、毎日が充実出来ないと悩んでいる人はいませんか？
しかし、99%の人が忙しいと勘違いしているだけで、実際は忙しくないと言われています。
どうして、「自分は忙しい人間だ」と勘違いしてしまうのでしょうか。
その理由は、自分のやるべき事を把握出来ていないからです。
いくら、頭の中ではやるべき事を把握しているつもりでも、実際は把握できていません。
そのせいで、やるべき事が多く感じて忙しいと思ってしまうのです。
そこで、今回はどうすれば、やるべき事を正確に把握できるのかを解説していきます。
やるべき事をリスト化する
当たり前の事ですが、一番に「やるべきタスク」をすべて紙に書きます。
細かいタスクも全部です。
例えば、数行で終わるメールやチェックするだけの作業等、数分で終えてしまうタスクも書きましょう。
全部書き終えたら、本当に必要なタスクのみに絞ります。
今一度、冷静になって本当に必要なタスクなのかを考え直すのです。
よくよく、考えてみたらやらなくても大丈夫というタスクはいっぱいあります。
そういった、不要なタスクは全部排除しましょう。
もちろん全部必要と言う場合は、全部残しておいても問題ありません。
仕分け作業をする
やる事リストが完成したらそれらを4つのブロックに仕分けしていきます。
①緊急で重要＝納期が近く、質も求められるタスク
②緊急＝納期は近いが、適当でも大丈夫なタスク
③重要＝納期はまだ先だが、質が求められるタスク
④ノーマル＝納期も、質も気にしなくていいタスク
出来るだけやるべき事が明確になるように、①～③までのブロックにはそれぞれ10個までなど個数制限を設けておきましょう。
そうしないと、①ばかりにタスクが偏ってしまう事もあるので、それでは仕分けの意味が無くなってしまいます。
順位付けを行う
①～④の順番でタスクをこなしていくのですが、その中でも順位付けを行わなければなりません。
正直、ここに関しては難しい部分もありますが、自分の中の感覚で適当に順位付けしていきましょう。
それよりも、①～④の順番にタスクをこなしていく事が大切です。
よくやりがちなのが、①のブロックにあるタスクを飛ばして、②のブロックにあるタスクを実行してしまう事です。
もちろん、時には順番の変更も必要だと思いますが、それが頻繁に発生するようであれば、仕分けが下手くそと言う事なので、仕分けの訓練が必要です。
最初は難しいと思うので、どんどんミスをして少しずつミスなく仕分け出来るようにしましょう。
リスト化すると意外とやる事が少ない！？
実際に自分の「やるべき事」をリスト化してどうでしょうか。
意外と自分って暇だなと思ったりしませんか？
多くの人が、リストにしてみると、思った以上にやる事が無くてビックリされます。
そう、これこそが錯覚なのです。
特に、細かいタスクを沢山抱えるお仕事では、この錯覚をしやすい傾向にあります。
確かにタスクは多いのですが、どれも数分以内に完了させられるタスクばかりで、拍子抜けする事もあります。
とにかく、忙しいと嘆く人は自分の状況把握から始めてください。
そうすれば、忙しい自分から脱却できるヒントが得られるはずです。
